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公文書に対する外務省の証明「公印確認」と「アポスティーユ」について

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海外赴任に関する手続きをする上で名前をよく聞くことになるのが公印確認アポスティーユです。いずれも書類の外務省証明のことを指すので混同されがちな言葉ですが、違いをはっきりと理解しておかなければ手続きに不備が生じることがあります。

そこで、今回は公印確認とアポスティーユの違いについて解説していきます。

公印確認とは

日本国内で発行された公文書を外国での手続きで提出しなければならないことがあります。そのときに提出先から領事認証を求められた場合に必要になる「外務省による証明」が公印確認です。証明は公文書に押印された公印に対して公文書上で行われます。

公印確認という言葉が紛らわしいですが、領事認証を取得するために必要となる外務省による公印の証明と言えば分かりやすいかもしれません。

アポスティーユとは

ハーグ条約締結国に公文書を提出する場合には領事認証は不要になります。この場合の付箋による外務省の証明がアポスティーユ(Apostille)と呼ばれ、アポスティーユは領事認証を取得したものと同等のものとして扱われるようになります。

参照:外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)の締約国

公印確認とアポスティーユの違い

公印確認とアポスティーユの違いをまとめると、公印確認は領事認証の取得が必要になる外務省の証明でアポスティーユは領事認証取得と同等の性質をもつ外務省の証明ということになります。

しかしながら、ハーグ条約に加盟しているかどうかで求められる証明が決まるわけではないのが実際です。ハーグ条約加盟国でも公印確認を求められることもあるため提出先に確認するなど注意が必要です。

公文書以外の証明方法

公文書だけでなく、私文書にも外務省の証明を受けることがある場合は、少し手順が多くなります。私文書に公証役場で公証人の認証を受け、公証人が所属する法務局長による公証人押印証明を取得するという手順が新たに発生します。公証人押印証明を取得したあとで公印確認もしくはアポスティーユを取得することになります。

申請代行サービスの利用も検討を

公文書や私文書の外務省証明の取得は、個人で行うと提出先や大使館への確認など非常に手間がかかります。専門家に任せた方が確実かつスムーズに手続きを進めることができるため、専門家に手続きや段取りを代行してもらうことも検討した方がいいときもあります。もし海外赴任前で他の手続きに追われている場合は任せられるところは任せるというのも1つの方法です。

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